Formularz W-9 - Form W-9
Formularz W-9 (oficjalnie „ Wniosek o numer identyfikacyjny podatnika i zaświadczenie ”) jest używany w amerykańskim systemie podatku dochodowego przez stronę trzecią, która musi złożyć deklarację informacyjną w Urzędzie Skarbowym (IRS). Żąda nazwiska, adresu i danych identyfikacyjnych podatnika (w postaci numeru ubezpieczenia społecznego lub numeru identyfikacyjnego pracodawcy ).
Formularz nigdy nie jest w rzeczywistości wysyłany do IRS, ale jest utrzymywany przez osobę, która składa zwrot informacji w celu weryfikacji. Informacje na formularzu W-9 i dokonanej płatności są zgłaszane na formularzu 1099 .
Przypadków użycia
Umowa biznes-wykonawca
Formularz W-9 jest najczęściej stosowany w umowach między przedsiębiorcami a wykonawcami. Firmy mogą korzystać z formularza W-9, aby żądać informacji od zatrudnionych przez siebie wykonawców. Gdy firma płaci kontrahentowi ponad 600 USD w ciągu roku podatkowego, musi złożyć formularz 1099-MISC , wariant formularza 1099 . Aby wypełnić formularz 1099-MISC, firma może potrzebować informacji (takich jak adres i numer identyfikacji podatkowej) od wykonawcy, dla którego stosowany jest formularz W-9. Firma nie wysyła formularza W-9 do IRS.
Unikanie potrącenia podatku u źródła
Innym celem formularza W-9 jest pomoc odbiorcy w uniknięciu rezerwowego potrącenia podatku . Płatnik musi pobierać podatki u źródła od niektórych płatności podlegających zgłoszeniu dla IRS. Jeśli jednak odbiorca zaświadczy w formularzu W-9, że nie podlega potrąceniu z rezerwy, na ogół otrzymuje pełną należną mu płatność od płatnika. Jest to podobne do zaświadczeń dotyczących zwolnienia z potrącenia podatku znajdującego się na formularzu W-4 dla pracowników.
Porozumienie między instytucją finansową a klientem
Instytucje finansowe czasami wysyłają formularz W-9 do klienta z prośbą o informacje. Nie jest jednak konieczne wypełnienie formularza przez klienta, jeśli instytucja posiada już wymagane informacje od momentu otwarcia rachunku przez klienta.
Umowa pracodawca - pracownik
W umowie pracodawca-pracownik nie należy stosować formularzy W-9 i 1099. Zamiast tego należy złożyć odpowiedni formularz W-4 (w celu przekazania informacji) i formularz W-2 (w celu zgłoszenia zapłaconej kwoty).
Jednak pracodawca może nadal wysłać formularz W-9, aby uzyskać informację, że odbiorca płatności nie musi wysyłać formularza 1099.
Metoda zgłoszenia
Formularz W-9 można wypełnić w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku zgłoszenia elektronicznego istnieje kilka wymagań. Mianowicie wnioskodawca, który tworzy elektroniczny zbiór danych, musi zapewnić, że system elektroniczny zawiera te same informacje, co na papierowym formularzu W-9, że papierowy egzemplarz może być dostarczony do IRS na żądanie, że „otrzymane informacje są informacjami wysłane i […] wszystkie przypadki dostępu użytkownika, które skutkują przedłożeniem, [są udokumentowane] ”, że osoba uzyskująca dostęp do systemu i przekazująca informacje to osoba fizyczna wskazana w formularzu oraz że zastosowano podpis elektroniczny.
Ostateczny termin
Niektórzy biegli rewidenci uznają za najlepszą praktykę zapewnienie wypełnienia formularza W-9 przez odbiorców przed dokonaniem jakichkolwiek płatności.
Za każdy przypadek, w którym formularz W-9 nie zostanie wypełniony, może również zostać nałożona kara w wysokości 50 USD.