Zarządzanie środkami trwałymi - Fixed assets management
Zarządzanie środkami trwałymi to proces księgowy , którego celem jest śledzenie środków trwałych na potrzeby rachunkowości finansowej , konserwacji zapobiegawczej i zapobiegania kradzieży .
Organizacje stoją przed poważnym wyzwaniem, jakim jest śledzenie lokalizacji, ilości, stanu, stanu konserwacji i amortyzacji ich środków trwałych. Popularne podejście do śledzenia środków trwałych wykorzystuje numerowane seryjnie etykiety środków trwałych, które często są etykietami z kodami kreskowymi w celu łatwego i dokładnego odczytu. Właściciel zasobów może przeprowadzić inwentaryzację za pomocą przenośnego czytnika kodów kreskowych, a następnie sporządzić raport.
Gotowe pakiety oprogramowania do zarządzania środkami trwałymi są sprzedawane małym i dużym firmom. Niektóre systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa są dostępne z modułami środków trwałych.
Niektóre metody śledzenia automatyzują ten proces, na przykład wykorzystując stałe skanery do odczytywania kodów kreskowych w kolejowych wagonach towarowych lub poprzez dołączanie identyfikatora radiowego (RFID) do zasobu.
Oprogramowanie do śledzenia środków trwałych
Śledzenie zasobów jest ważnym problemem każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. Środki trwałe są zdefiniowane jako każdy „stały” obiekt, który firma wykorzystuje wewnętrznie, w tym między innymi komputery, narzędzia, oprogramowanie lub sprzęt biurowy. Chociaż pracownicy mogą korzystać z określonego narzędzia lub narzędzi, majątek ostatecznie należy do firmy i musi zostać zwrócony. Dlatego bez dokładnej metody śledzenia tych aktywów firma bardzo łatwo mogłaby stracić nad nimi kontrolę.
Oprogramowanie do śledzenia zasobów umożliwia firmom śledzenie, jakie aktywa są ich własnością, gdzie się znajdują, kto je posiada, kiedy zostały wyewidencjonowane, kiedy należy je zwrócić, kiedy zaplanowano konserwację oraz koszt i amortyzację każdego zasobu.
Opcja raportowania, która jest wbudowana w większość rozwiązań do śledzenia zasobów, zapewnia gotowe raporty, w tym aktywa według kategorii i działu, zameldowanie / wymeldowanie, wartość księgową netto aktywów, aktywa przeterminowane, historię audytu i transakcje.
Wszystkie te informacje są gromadzone w jednym programie i mogą być używane na komputerach PC i urządzeniach mobilnych. W rezultacie firmy zmniejszają wydatki poprzez zapobieganie stratom i ulepszoną konserwację sprzętu. Zmniejszają liczbę nowych i niepotrzebnych zakupów sprzętu i mogą dokładniej obliczać podatki na podstawie harmonogramów amortyzacji.
Najczęściej śledzone zasoby to:
- Instalacje i urządzenia
- Budynki
- Oprawy i wyposażenie
- Długoterminowa inwestycja
- Maszyneria
- Pojazdy i ciężki sprzęt
Oprogramowanie do śledzenia zasobów jest często używane do śledzenia zarówno informacji o aktywach na potrzeby sprawozdawczości finansowej, jak i fizycznej lokalizacji aktywów. Elementy sprawozdawczości finansowej związane ze śledzeniem często odnoszą się do procedur księgowych i potrzeb wyceny, ale mogą, ale nie muszą, odnosić się do informacji o lokalizacji.
Oprogramowanie do śledzenia lokalizacji zasobów często przyjmuje jedno z dwóch podejść do monitorowania lokalizacji zasobów. Pierwsze podejście polega na wykorzystaniu fizycznego urządzenia śledzącego w celu dostarczenia danych o fizycznej lokalizacji. Może to przybrać formę nadajnika śledzącego Bluetooth lub jednostki śledzącej GPS . Drugie podejście polega na śledzeniu lokalizacji przez „stronę odpowiedzialną”. W tym podejściu oprogramowanie wykorzystuje procedury przypisywania i akceptowania peer to peer, aby umożliwić poszczególnym osobom przyjęcie odpowiedzialności za zasoby. Lokalizacja aktywów jest następnie wywnioskowana na podstawie osoby, która przyjęła odpowiedzialność.
Zobacz też
- Kapitał
- Skomputeryzowany system zarządzania konserwacją
- Rejestr środków trwałych (FAR)
- Zarządzanie zasobami infrastruktury
- Identyfikacja za pomocą częstotliwości radiowych (tagi RFID służą do automatycznego zarządzania zasobami)