Porównanie dokumentów - Document comparison

Porównanie dokumentów , znane również jako redlining lub blacklining , to proces komputerowy, za pomocą którego identyfikowane są zmiany między dwiema wersjami tego samego dokumentu na potrzeby edycji i recenzji dokumentu. Porównanie dokumentów to częste zadanie w branży prawniczej i finansowej.

Oparty na oprogramowaniu proces porównywania dokumentów porównuje dokument referencyjny z dokumentem docelowym i tworzy trzeci dokument, który wskazuje (poprzez podświetlenie kolorami lub przez różne cechy czcionki) informacje (tekst, grafika, formuły itp.), które zostały dodane do lub usunięte z dokumentu referencyjnego w celu stworzenia dokumentu docelowego.

Typowe formaty dokumentów do porównań obejmują dokumenty edytorów tekstu (np. Microsoft Word ), arkusze kalkulacyjne , prezentacje (np. PowerPoint ) oraz dokumenty w formacie Portable Document Format (PDF).

Przegląd

W najszerszej definicji porównanie dokumentów może odnosić się do każdego aktu oznaczania zmian dokonanych między dwiema wersjami tego samego dokumentu i prezentowania tych zmian w trzecim dokumencie za pomocą graficznego interfejsu użytkownika (GUI). Istnieje kilka wariantów rodzajów zmian rejestrowanych w procesie porównywania dokumentów. Niektóre programy ograniczają porównywanie wyłącznie do zawartości tekstu i tabel w dokumentach edytora tekstu, podczas gdy inne rejestrują zmiany dokonane w arkuszach kalkulacyjnych i prezentacjach wraz ze zmianami wprowadzonymi w wersjach dokumentów PDF. Istnieją również programy, które porównują zmiany dokonane w obiektach, takich jak obrazy JPEG , TIFF , BMP , PNG osadzone w dokumentach i zwykłe pliki tekstowe .


Rozwiązania do porównywania dokumentów oznaczają zmiany wprowadzone w następujących typach dokumentów:

Dokumenty do przetwarzania tekstu Tekst w akapitach iw polach tekstowych; punktory i numeracja; spisy treści; zastosowane style; elementy projektu i układu; tabele, w tym dodawanie i usuwanie wierszy; obiekty osadzone  ; wstawione obrazy.
Arkusze kalkulacyjne Wartości; formuły; dodawanie i usuwanie wierszy i kolumn, stosowane style; elementy projektu i układu.
Prezentacje Tekst, tabela, obraz i inne zmiany.
Dokumenty PDF Tekst, tabela, obraz i inne zmiany.

Producenci oprogramowania do porównywania dokumentów często prezentują formy porównywanego dokumentu w osobnych oknach w graficznym interfejsie użytkownika . Każde okno zawiera następujące elementy, a różne okna są wyświetlane na co najmniej jednym monitorze komputera:

  • oryginalny dokument
  • zmodyfikowany dokument
  • dokument redline (lub porównanie) oraz
  • lista zmian dokonanych pomiędzy wersjami dokumentu.

Prezentacja zmian dokonanych pomiędzy wersjami dokumentów jest również tradycyjnie konfigurowalna. Podczas gdy jeden standardowy ekran pokazujący usunięcia z czerwonymi podkreśleniami i uzupełnienia z niebieskimi podkreśleniami jest nadal używany przez wiele produktów do porównywania dokumentów, niektóre programy pozwalają użytkownikom dostosować prezentację zmian w dokumencie z czerwonymi liniami/porównaniem. Prawnicy kontraktowi w USA zazwyczaj pokazują usunięcia jako czerwony przekreślony tekst (czerwony tekst z linią przekreślającą usuwane słowa) i uzupełnienia z czerwonym podkreśleniem.

Historia

Zanim pojawiły się komputery osobiste, porównywanie dokumentów obejmowało drukowanie dwóch wersji jednego dokumentu i szczegółowe przeglądanie tych wydruków pod kątem zmian i poprawek wersji. Proces ten obejmował potencjalny błąd ludzki i rozległy czas administracyjny wymagany przez ten żmudny proces. Używano linijki z czerwonym długopisem do rysowania przekreślonych linii usuniętego tekstu i podwójnego podkreślenia wstawionego tekstu. Termin „redline” pochodzi od używania czerwonego długopisu w oryginalnej/aktualnej wersji. Gdy dokument został umieszczony w kserokopiarce, kopie były czarne, stąd określenie „czarna linia”.

Wraz z pojawieniem się komputerów osobistych i wszechobecności oprogramowania do przetwarzania tekstu pojawiła się potrzeba znalezienia sposobu na zarządzanie zmianami wprowadzanymi w wersjach dokumentów udostępnianych na dysku, a później przez e-mail. Znaczenie ograniczania ryzyka związanego z potencjalnymi zmianami w dokumentach stało się kluczowe, gdy wzrosła ilość udostępniania dokumentów i poprawek. Wczesne oprogramowanie do porównywania dokumentów zapewniało solidny przegląd dokumentów, sprawdzając cały tekst w dwóch dokumentach pod kątem zmian, a następnie prezentując te zmiany w trzeciej wersji redline/porównawczej.

W miarę jak dokumenty zmieniały się i ewoluowały, zmieniały się również rozwiązania do porównywania dokumentów. Oprogramowanie zaczęło wykorzystywać tabele do zarządzania wieloma układami dokumentów. Wiele rozwiązań do porównywania dokumentów miało trudności z porównywaniem tabel w wersjach dokumentów. Te rozwiązania najpierw przekonwertowały tabele na tablice tekstowe, a następnie porównały utworzone tablice. W wielu przypadkach nie przeprowadzono wystarczającej staranności ze strony oprogramowania; użytkownicy nie byliby informowani o sekcjach, które nie zostały pomyślnie porównane. W drugiej generacji wprowadzono również opcję śledzenia zmian firmy Microsoft. Dzięki funkcji śledzenia zmian wszystkie zmiany dokonane w dokumentach zostały przechwycone i zapisane w dokumencie. Błędy w funkcjonalności śledzenia zmian mogą spowodować, że dokumenty nie będą nadawały się do użytku, a niektóre oferty porównawcze ponownie miały trudności z zarządzaniem złożonym procesem porównywania w środowisku śledzenia zmian.

Przed technologią trzeciej generacji powszechne było, że organizacje musiały używać wielu dokumentów dla jednego produktu. Do prezentacji i udostępniania niezbędnych informacji wykorzystany zostanie dokument główny z różnymi dokumentami uzupełniającymi. Jednak późniejsze oprogramowanie (zwłaszcza Microsoft Word) umożliwiło prezentację wielu rodzajów informacji w jednym dokumencie. Dokumenty złożone mogą zawierać tekst, tabele i różne style, a także szereg osadzonych obiektów, takich jak Excel , Visio , ChemDraw i SmartDraw , oraz wstawione obrazy w różnych typach (w tym jpg, tiff, bmp, i gif). Chociaż to ulepszenie znacznie zwiększyło użyteczność dokumentów, dodało zupełnie nową warstwę ryzyka dla organizacji, które musiały w pełni zrozumieć zmiany wprowadzone w wersjach dokumentów. Większość programów do porównywania dokumentów nie zawiera jeszcze mechanizmów ograniczających ryzyko związane ze zmianami wewnątrz osadzonych obiektów. Oprogramowanie, które może porównywać zmiany wprowadzone w osadzonych obiektach, zapewnia porównywanie obrazów w pikselach i na poziomie komórek w osadzonych arkuszach kalkulacyjnych Excel i innych zmianach dokonanych w tych złożonych, złożonych dokumentach.

Znaczenie biznesowe

Porównanie dokumentów stanowi metodę zapewnienia jakości . Osoby i organizacje są w stanie zapewnić, że żądane zmiany zostały prawidłowo włączone do dokumentów. Ponadto porównanie dokumentów daje pewność, że nie wprowadzono żadnych nieuzasadnionych zmian.

Porównanie dokumentów w branży prawniczej

Prawnicy i prawnicy regularnie dzielą się dokumentami z adwokatami strony przeciwnej. Ponieważ dokumenty konstruowane w tym pionie biznesowym mogą być wiążące dla klientów obu stron, istotne jest, aby ryzyko związane ze zmianami zostało całkowicie zniwelowane. Jeżeli obrońca strony przeciwnej dokona zmiany, która nie zostanie wykryta przez prawnika, taka zmiana może negatywnie wpłynąć na klienta prawnika, a prawnik może być odpowiedzialny za odszkodowanie.

Porównanie dokumentów w bankowości, finansach i rachunkowości

Specjaliści z branży bankowej, finansowej i księgowej zarządzają dużymi ilościami danych w arkuszach kalkulacyjnych. Ponieważ jedna zmiana wartości lub formuły może wpłynąć na znaczną ilość danych, specjaliści ci uważają, że porównanie dokumentów (takie jak porównanie dwóch wersji arkusza kalkulacyjnego MS Excel) jest niezwykle przydatne w zapewnianiu dokładności zarządzania zmianami w dokumentach.

Kreatywne zarządzanie mediami i publikowanie

Profesjonaliści z tych branż regularnie pracują z wieloma wersjami pojedynczych dokumentów. Oprogramowanie do porównywania dokumentów pomaga tym specjalistom zapewnić, że wszystkie zmiany zostały w zadowalający sposób zintegrowane z najnowszymi wersjami i zapewnia im szybkie zrozumienie zmian wprowadzonych podczas edycji i wersjonowania dokumentów, z którymi pracują.

Zobacz też

Bibliografia

  1. ^ Diane McCullough - były sekretarz prawny, doświadczenie osobiste
  • Kennedy'ego, Dennisa M.; Mighell, Tom (2008). Przewodnik prawnika po narzędziach i technologiach do współpracy: inteligentne sposoby współpracy . Amerykańskie Stowarzyszenie Adwokatów. Numer ISBN 978-1-59031-979-6.
  • Heiser, Jay (2005). Rozpoznaj ryzyko niekontrolowanych arkuszy kalkulacyjnych . Gartnera.

Linki zewnętrzne