Asystent ds. Administracyjnych - Administrative Assistant
Osoba odpowiedzialna za udzielanie różnego rodzaju pomocy administracyjnej nazywana jest asystentem administracyjnym ( asystentem administratora ) lub czasami specjalistą ds . Wsparcia administracyjnego .
Obowiązki w pracy
Asystenci administratorów wykonują czynności biurowe w prawie każdej branży. Niektórzy asystenci administracyjni, na przykład w branży prawniczej, mogą być bardziej wyspecjalizowani niż inni. Większość obowiązków asystenta administracyjnego dotyczy zarządzania i dystrybucji informacji w biurze . Zwykle obejmuje to odbieranie telefonów, robienie notatek i prowadzenie plików. Asystenci administracyjni mogą również odpowiadać za wysyłanie i odbieranie korespondencji, a także witanie klientów i klientów .
Asystentom administratorów w niektórych biurach można powierzyć monitorowanie i rejestrowanie wydatków. Obowiązki mogą wahać się od tworzenia arkuszy kalkulacyjnych do raportowania wydatków kierownikowi biura . W związku z tym od niektórych asystentów administracyjnych może być wymagana znajomość oprogramowania do prowadzenia ksiąg biurowych, takiego jak Microsoft Excel .
Planowanie i harmonogramowanie
Za planowanie wydarzeń, takich jak spotkania zarządu i lunche, mogą również odpowiadać asystenci administratorów. Może to wymagać zbadania cen dostawców lub zapytania o dostępność uczestników. Inne obowiązki mogą obejmować umawianie spotkań i przygotowywanie materiałów prezentacyjnych.
Dokumentacja
Asystenci administratorów mogą również pomóc członkom biura w dokumentacji. Oprócz przechowywania, organizowania i zarządzania plikami, asystenci mogą potrzebować pisać, edytować i sprawdzać dokumenty. Niektórzy asystenci mogą potrzebować dyktowania lub nagrywania protokołów ze spotkań .
Specjalistyczne obowiązki zawodowe
Od asystentów administracyjnych w niektórych dziedzinach może być wymagana rozległa wiedza zawodowa. W związku z tym obowiązki tych asystentów mogą być bardziej wyspecjalizowane. Na przykład asystenci prawników w administracji mogą potrzebować dogłębnego zrozumienia terminologii i procedur prawnych, podczas gdy asystenci medyczni mogą potrzebować dobrze zorientowanych w kontaktach z firmami ubezpieczeniowymi i czytaniu raportów medycznych.
W tej roli są również określani jako specjaliści ds. Wsparcia administracyjnego.
Perspektywy zatrudnienia i informacje o wynagrodzeniach
Według amerykańskiego Biura Statystyki Pracy (BLS) w latach 2012–2022 przewidywano średni wzrost zatrudnienia sekretarzy i asystentów administracyjnych o 12% . Według BLS, sekretarze generalni i asystenci administracyjni, którzy nie pełnili funkcji sekretarza ds. Prawnych, medycznych ani wykonawczych, zarabiali w 2018 roku średnie roczne wynagrodzenie w wysokości 52 840 USD.
- Zapewnienie obsługi klienta
- Zarządzanie inwentaryzacją aktywów i zapasów, pozyskiwanie dostawców (sprzedawców) i wystawianie faktur
- Planowanie i koordynowanie spotkań i prezentacji , wywiadów , wydarzeń i innych podobnych działań
- Wysyłanie i odbieranie poczty i paczek
- Wysyłanie faksów i e-maili
- Zarządzanie dokumentami i plikami
- Wysyłanie i odbieranie dokumentów dla firmy
- Odbieranie telefonu
- Pomoc w różnych codziennych operacjach
- Obsługa szeregu maszyn biurowych, takich jak kserokopiarki i komputery
- Powitanie gości i gości
Oczekiwania pracodawcy
Pracodawcy poszukują pracowników posiadających wiedzę, połączenie umiejętności, cech osobistych i postaw. Zawierają:
- Dobra organizacja
- Bycie uprzejmym
- Niezawodność
- Silna etyka pracy
- Wydajność
- Profesjonalizm
- Umiejętności rozwiązywania problemów i krytycznego myślenia
- Dobre umiejętności techniczne, interpersonalne i komunikacyjne
- Orientacja na klienta
- Dyskrecja
- Możliwość wielozadaniowości
- Umiejętności pracy zespołowej i współpracy
- Zarządzanie czasem