Zarządzanie streszczeniem - Abstract management
Zarządzanie abstraktami to proces przyjmowania i przygotowywania abstraktów do prezentacji na konferencji naukowej . Proces składa się z zaproszonych lub zaproponowanych zgłoszeń streszczenia lub streszczenia pracy. Streszczenie zazwyczaj przedstawia hipotezę, narzędzia używane w badaniach lub dochodzeniach, zebrane dane oraz podsumowanie lub interpretację danych.
Abstrakty zwykle podlegają wzajemnej recenzji, po czym są akceptowane lub odrzucane przez przewodniczącego konferencji lub komisję, a następnie przydzielane do sesji konferencyjnych. Abstrakty mogą być prezentowane w formie ustnej lub jako ilustrowany plakat podczas wydarzenia. Streszczenia są często publikowane przed lub po wydarzeniu w formie materiałów konferencyjnych lub w czasopismach naukowych lub w Internecie. W niektórych przypadkach przed odbiorem końcowym może być wymagane złożenie pełnego artykułu. W niektórych dziedzinach (np. informatyka) większość konferencji i warsztatów głównego nurtu prosi o przesłanie pełnych artykułów (a nie tylko abstraktów), a akademickie komitety programowe recenzują pełny artykuł na poziomie porównywalnym do publikacji w czasopismach przed przyjęciem artykułu do prezentacji na konferencji i opublikowanie go w redagowanym cyklu posiedzeń.
Proces zarządzania abstraktami jest ściśle powiązany z potrzebą zapewnienia profesjonalistom ustawicznego kształcenia, zwłaszcza ustawicznego kształcenia medycznego . Wiele corocznych spotkań organizowanych przez stowarzyszenia specjalistyczne zapewnia godziny kredytowe, aby uczestnicy mogli być na bieżąco w terenie i zachować swoje certyfikaty zawodowe.
Oprogramowanie
W przeszłości zarządzanie abstraktami było czasochłonnym procesem ręcznym, wymagającym obsługi dużych ilości papieru i wiązało się ze znacznym obciążeniem administracyjnym. Coraz więcej organizacji korzysta obecnie z internetowego oprogramowania do zarządzania abstraktami w celu usprawnienia i zautomatyzowania procesu. Praca jest czasami zlecana do dedykowanych działów konferencyjnych największych wydawców i profesjonalnych organizatorów konferencji.
System zarządzania konferencjami to oprogramowanie internetowe, które wspomaga organizację konferencji, w szczególności konferencji naukowych . Pomaga przewodniczącemu programowi, organizatorom konferencji, autorom i recenzentom w ich odpowiednich działaniach.
System zarządzania konferencjami można traktować jako system zarządzania treścią specyficzny dla domeny . Z podobnych systemów korzystają dziś redaktorzy czasopism naukowych, takich jak EDAS.
Funkcjonalność
Funkcjonalność oprogramowania opiera się na typowych procesach konferencyjnych. Różnią się one szczegółowo, ale w szerokim ujęciu muszą obejmować fazę składania (zwykle składanie abstraktów, ale czasem pełnych artykułów), recenzowanie, podejmowanie decyzji przez komitet programowy, tworzenie programu konferencji i publikację programu oraz abstraktów lub artykułów ( online, w formie drukowanej lub na płycie CD-ROM lub innym nośniku cyfrowym).
Przesłanie abstraktów wymaga od autorów przygotowania abstraktów i przesłania ich organizatorom konferencji za pośrednictwem formularza online i jest procesem stosunkowo prostym. Streszczenia są przesyłane jako dokumenty (zazwyczaj Microsoft Word , PDF lub LaTeX ) lub, jeśli grafika i tabele nie są wymagane, można je po prostu wprowadzić do formularza jako zwykły tekst. Oprogramowanie wyśle potwierdzenie e-mailem. Po podjęciu przez komisję decyzji co do tego, które streszczenia mają zostać przyjęte na konferencję, oprogramowanie do zgłaszania może być również wykorzystywane do zbierania pełnych artykułów i prezentacji PowerPoint.
Przeglądanie online może być bardziej złożone, ponieważ proces jest często „zaślepiony” lub zanonimizowany. Recenzenci będą mieli szczególne zainteresowania lub specjalizacje, które należy wziąć pod uwagę przypisując im abstrakty i mogą mieć konflikt interesów. Recenzje muszą być niezależne, tzn. recenzenci nie powinni mieć możliwości obejrzenia innych recenzji przed przesłaniem własnych. Oprogramowanie do zarządzania abstraktami musi zapewniać te opcje.
Komitet programowy będzie wymagał obszernego raportowania oraz dostępu do streszczeń i recenzji. Oprogramowanie zazwyczaj obsługuje ranking recenzji i ustalanie progu akceptacji. Niektóre produkty oprogramowania zapewniają dodatkowe funkcje dla organizatorów konferencji. Często obejmuje to funkcję poczty e-mail do zgłaszania autorom komentarzy recenzentów i decyzji komitetów, narzędzia do tworzenia programów i publikacje online.
Rejestracja delegatów jest zwykle dostarczana oddzielnie od zarządzania abstraktami.